Missions générales :
- Traiter les commandes clients jusqu'à la facturation
- Apporter un support administratif aux différents services de l'entreprise
Descriptions des activités significatives :
TACHES ADMINISTRATIVES
- Accueillir physiquement les visiteurs et les orienter
- Tenir le standard : assurer l'accueil téléphonique (rediriger les appels, prendre les messages)
- Réceptionner le courrier, le distribuer, l'affranchir et l'expédier
- Préserver la sauvegarde informatique journalière
ADMINISTRATION DES VENTES
- Intégrer les commandes EDI dans AGI
- Saisir les commandes des clients dans AGI, leur transmettre les accusés de réception
- Communiquer les bons de préparation au magasinier
- S'assurer de la réalisation des livraisons planifiées et expédier les commandes clients
- Réaliser la facturation clients ; éditer le Chiffre d'affaires
- Mettre à jour les informations de vente (prix, délais de règlements) dans AGI
- Réaliser une synthèse annuelle de l'activité des clients hors Frisquet et mettre à jour leurs contrats
SUPPORT DE LA FONCTION ACHATS
- Evaluer les besoins de certains approvisionnements et en réaliser les commandes : fournitures
administratives, produits d'entretien, d'hygiène.
- Faire réexpédier les emballages fournisseurs
- Saisir les factures d'achats productifs
- Adresser les réclamations auprès des fournisseurs, vérifier la réception des avoirs
- Proposer de nouveaux prestataires techniques
Responsabilités exercées et latitude d'action :
- Garant de la qualité de l'accueil physique et téléphonique
- Garant de la conformité des commandes clients et de la facturation
- Faire exécuter les contrats de maintenance relevant des services généraux
- Garant de la préservation de la sauvegarde informatique
Relations de travail
- En interne : magasinier, responsable de production, comptabilité
- En externe : clients, prestataires de services extérieurs
Horaires 39 heures semaine
8h 12h après-midi 13h 17h
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