Nous recherchons pour notre client base à Carros (06) un(e) Secrétaire H/F en mission intérim:
Détails du poste:
Participer en amont et en aval à la facturation clients
Informer le responsable des opérations avant la facturation des anomalies de facturation et les rectifier après accord ;
Relancer les clients pour obtenir les kilomètres de fin de mois ;
Saisir informatiquement les kilomètres et/ou vérifier l'exactitude des compteurs automatiques ;
Etablir après accord du responsable d'agence les factures ou avoirs manuels ;
Contrôler les évènements clos non facturés et facturés ;
Etablir les factures des clients après sinistre.
Optimiser la gestion des sinistres
Traiter les règlements à l'amiable et établir les courriers nécessaires ;
Saisir les constats en informatique ;
Vérifier la liste des chauffeurs récidivistes après la saisie du constat et préparer les courriers selon les modèles définis ;
Vérifier que les taux de responsabilité définis par notre courtier sont conformes à l'estimation faite préalablement en agence et informer le responsable en cas d'écart ;
Transmettre à l'atelier la copie des constats avec les formations nécessaires (mode de refacturation) ;
Saisir les états de travaux de l'atelier.
Collaborer à la gestion du parc
Envoyer les convocations aux clients.
Prévenir la Direction de Zone des besoins en véhicules relais et/ou courte durée ;
Effectuer les démarches nécessaires lors de vol, perte de documents ;
Editer les listes de gestion de parc en fin de mois ;
Analyser les mouvements et besoins du parc (listes mensuelles de gestion) ;
Recueillir les demandes clients, faire les propositions, solutionner les problèmes spécifiques et faire face aux différentes contraintes.
Participer à la commercialisation de la location courte durée
Réceptionner les appels entrants ;
En accord avec le responsable des opérations, analyser le besoin du client en termes de véhicules et lui faire une proposition commerciale adaptée ;
Rechercher les véhicules pour la location en courte durée ;
Enregistrer les réservations.
Prendre en charge la gestion administrative du personnel de l'agence
Procéder à la saisie des éléments de paye (variables, absences, .) ;
Préparer les dossiers administratifs d'embauche, de départ ;
Contrôler la validité des papiers du personnel (permis, carte de résident, visites médicales,...) ;
Contrôler les heures des convoyeurs et leurs frais;
Contrôler les primes de dépannages.
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