Votre mission consiste :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Traiter les dossiers d'affaires clients : créer, facturer, relancer et suivre
- Saisir les achats et frais généraux dans le logiciel des suivis d'affaires (saisir les commandes préparées par le Directeur, livraisons, contrôle factures...)
- Remonter le Chiffre d'affaires et les prises d'ordres
- Montage des dossiers administratifs et techniques avec les chargés d'affaires, conducteurs de travaux et chef de projet (appels d'offres)
- Garantir la complétude et la fiabilité des informations enregistrées dans l'ERP pour le suivi des chantiers en relançant les chargés d'affaires (mise à jour régulière du budget, dates de commandes, .)
- Organiser les données (devis, commandes, facturation, heures productives et improductives) dans l'ERP pour préparer les points réguliers
- S'assurer de la mise à jour des documents administratifs légaux sur les plateformes clients (KBIS, URSSAF, attestations d'assurance, .)
- Saisir les demandes d'achats (DA), et envoie après validation par le Directeur
- Enregistrer des « bons à payer » dans l'ERP
- Mise à jour du parc voiture dans le logiciel de géolocalisation et suivi des entretiens, contrôle technique des voitures de la société
- Dénonciation des conducteurs et paiement des amendes
- Réaliser les enquêtes INSEE
- Préparer un décompte (facturation client) suivant les instructions du chargé d'affaires.
La communication avec le directeur doit être fluide, transparente, ascendante et descendante. Il doit y avoir des échanges réguliers avec chaque membre de l'entreprise et de la Direction Générale.
Des relations de travail sont également présentes avec les clients, fournisseurs, sous-traitants, organismes externes (auditeur, organisme de contrôle.)
- Connaissances solides en gestion
- Maitriser les outils bureautiques
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