Notre client est un office public de l'habitat, créé en 1922. Sa mission est de loger les familles, les personnes âgées, les personnes à mobilité réduite, les étudiants à Mulhouse et dans les communes de l'agglomération. Notre client est le second bailleur régional.Voici les tâches qui seront réalisées :
1. Assurer la gestion administrative des agences
- Recueillir les informations et demander, si besoin, des informations complémentaires
- Gérer l'agenda et mails du ou de la responsable d'agence
- Traiter la gare de triage par agence : saisir, suivre et relancer les sollicitations sur PIH
- Contrôler le bon suivi des procédures concernant le traitement des sollicitations (gestion électronique des documents )
- Contrôler les délais de traitement des sollicitations
- Créer les Bon de Travaux (BT) (contrôle paliers, présence d'encombrants.) et facturer les locataires
- Programmer les interventions avec saisie des BT Régie (agent.e de maintenance plomberie, Correspondant Technique)
- Planifier les travaux sur I-planning
- Mettre à jour la présence des intervenant.e.s patrimoine pour répartir les charges locatives
- Renouveler les BT pour les contrats d'entretien et relancer les entreprises le cas échéant
- Valider les BT et imputations et régulariser les BT réalisés
- Commander les clés et cylindres sous combinaison nécessaires aux Responsables Techniques de Secteur et établir des BT
et les demandes de déplafonnement
- Saisir les interventions liées au chauffage sur la plateforme de Dalkia
- Suivre les sinistres : compléter les déclarations de sinistre et les constats dégâts des eaux
- Planifier les Visites Annuelles et rédiger les mises en demeure pour les locataires absents
- Recenser les véhicules ventouses et assurer le retour à la Direction Générale
- Suivre les véhicules de services (contrôle technique, inventaire avec magasin, déclaration si accident, révision.) Votre profil :
Formations et expérience requises : CAP, BEP ou Bac Pro type secrétariat où Equivalence acquise par expérience
SAVOIR-FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Maîtriser les outils informatiques
- Avoir des capacités rédactionnelles
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Seconder le ou la responsable d'agence
- Avoir une bonne compréhension des tâches
- Réaliser des écritures comptables
- Gérer les budgets
- Utiliser les outils pour encoder des badges
SAVOIR-ÊTRE / QUALITÉS
- Rigueur et organisation
- Écoute, diplomatie et empathie
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie
- Polyvalence
- Esprit d'équipe
- Sens de l'initiative
- Réactivité
- Aisance relationnelle
- Respect des délais
Informations supplémentaires :
Remplacement maladie 1 mois minimum
Horaires de journée
Salaire fixe + tickets resto
Contrat à temps pleinVos avantages Synergie:
+10% IFM + 10% CP,
CSE Synergie,
Prime Participation + CET à 6%,
Aides et Services (Mutuelle - Logement - Garde d'enfants...)
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